Nếu tổ chức của bạn đã sẵn sàng để được chứng nhận ISO 9001, có một số bước bạn có thể thực hiện trên con đường đạt được chứng nhận. Khi một tổ chức đã quyết định đạt được chứng nhận và đã lựa chọn tổ chức chứng nhận (CB), tổ chức phải:
Làm đơn xin chứng nhận chính thức cho CB.
- Điền vào các biểu mẫu đăng ký, yêu cầu một lượng lớn thông tin về tổ chức và hoạt động của tổ chức. Điều này sẽ cho phép CB xác định phạm vi của các hoạt động chứng nhận và chỉ định trưởng nhóm cho quá trình đánh giá.
Đánh giá chứng nhận ban đầu bao gồm đánh giá hai giai đoạn như được mô tả dưới đây:
Kiểm tra Giai đoạn 1 xác định xem một tổ chức đã sẵn sàng hay không cho một cuộc đánh giá tuân thủ.
- Các tổ chức cần cung cấp tất cả các tài liệu quản lý và chất lượng liên quan cho CB.
- CB xác định xem tổ chức đã sẵn sàng hay chưa trải qua Giai đoạn 2 hoặc đánh giá tuân thủ.
- Nếu tổ chức chưa sẵn sàng, CB sẽ thông báo cho phù hợp và dừng quá trình.
- Nếu tổ chức đã sẵn sàng, nhưng một số điểm không phù hợp phải được khắc phục trước khi có thể tiến hành đánh giá tuân thủ, CB sẽ cung cấp cho tổ chức một báo cáo.
- Sau khi sự không phù hợp đã được sửa chữa, tổ chức phải thông báo cho CB và nếu họ đồng ý với các hành động đã thực hiện, một cuộc đánh giá tuân thủ sẽ được sắp xếp.
Kiểm tra Giai đoạn 2 đánh giá việc thực hiện và hiệu quả của QMS của tổ chức.
- Trưởng nhóm tập hợp một nhóm đánh giá viên và chuyên gia phù hợp với phạm vi hoạt động, mức độ phức tạp và quy mô hoạt động của tổ chức.
- Thời gian cho cuộc đánh giá được thống nhất và lên lịch.
- Đánh giá viên sẽ đánh giá xem nội dung của tài liệu được cung cấp có phù hợp với các hoạt động của tổ chức cũng như các yêu cầu của tiêu chuẩn hay không.
- Các phát hiện tổng thể và danh sách các điểm không phù hợp (nếu có) được trình bày.
- Nếu QMS tuân thủ các yêu cầu, nhóm sẽ đề xuất với ủy ban chứng nhận của CB rằng tổ chức cần được chứng nhận.
- Nếu phát hiện thấy có sự không phù hợp, nhóm sẽ thống nhất với tổ chức về lịch trình thời gian (thường là 3 tháng) và các phương thức để khắc phục sự không phù hợp.
- Nhóm có thể muốn chứng kiến các thủ tục mới, hoặc nếu sự không phù hợp chỉ có tính chất nhỏ, tổ chức có thể gửi cho họ bằng chứng rằng những sự không phù hợp này đã được khắc phục.
- Nhóm sẽ đề xuất với ủy ban chứng nhận của CB rằng tổ chức nên được chứng nhận.
Tìm hiểu thêm về đánh giá Giai đoạn 1 và 2.
Chứng nhận
- Những người có thẩm quyền hoặc một ủy ban không tham gia vào cuộc đánh giá sẽ xem xét báo cáo đánh giá và báo cáo xác minh về sự không phù hợp và đưa ra quyết định về việc chứng nhận.
- Quyết định sẽ được theo sau bởi việc cấp các tài liệu chứng nhận.
Kiểm tra giám sát
- CB sẽ tiến hành đánh giá giám sát thường mỗi năm một lần.
- Có một số lĩnh vực sẽ luôn được đưa vào đánh giá giám sát, chẳng hạn như đánh giá nội bộ và đánh giá của ban quản lý cũng như hệ thống không tuân thủ.
- Nếu bất kỳ sự không phù hợp nào được nêu ra trong quá trình đánh giá giám sát, tổ chức phải sửa chữa chúng một cách hiệu quả trong một khung thời gian đã thỏa thuận, nếu không, chứng nhận có thể bị mất.
Kiểm tra chứng nhận lại
- Trong năm chứng nhận thứ ba, một cuộc đánh giá chứng nhận lại sẽ được thực hiện, tương tự như cuộc đánh giá tuân thủ ban đầu.
- Nếu điều này được thương lượng thành công, tổ chức sẽ được chứng nhận lại trong khoảng thời gian ba năm nữa và toàn bộ chu kỳ tự lặp lại.